Microsoft Word

Microsoft Word ist das Standardprogramm für Textverarbeitungsaufgaben. Es hat viele Funktionen eines DTP-Programmes und ist durch seine hervorragend gelöste Online-Rechtschreibprüfung (ab Version 7.0) besonders für die Verarbeitung längerer Texte geeignet.

Eins vorweg - Microsoft Word eignet sich n i c h t besonders gut zur Erstellung farbiger Publikationen, die in einer Druckerei gedruckt werden sollen. Selbst wenn Sie auf Ihrem Tintenstrahldrucker die mit Word erstellten farbigen Dokumente auch farbig ausdrucken können, in der Druckmaschine geht das nicht ohne Probleme. Der Grund ist, dass Word Bilder nur im RGB-Modus einbindet, die Ausgabe zum Postscript-Drucker aber farbsepariert erfolgen muss (s. Kapitel CMYK-Skalenfarben). Diese Funktion ist aber in Word bzw. in den Systemdruckertreibern nicht vorgesehen - die Farben werden in Graustufen umgewandelt bzw. müssen, falls der RIP das unterstützt, im RIP farbsepariert werden.
Hat Ihre Druckerei ein modernes Postscript Level 2 oder 3 RIP, ist es eventuell möglich über In-RIP-Separation die farbigen Seiten auszubelichten - auf unserem RIP funktioniert das, wenn auch das Ergebnis nicht so gut ist, wie bei einer Separation aus der DTP-Software. Das funktioniert aber erst mit Druckertreibern für Color-Postscript-Drucker ab der Windows 95 B Version.

Microsoft Word versucht die Seiten von sich aus "intelligent" umzubrechen, wobei der eingestellte Druckertreiber und die Seitenränder zur Berechnung mit herangezogen werden. Dies bereitet bei der Datenübernahme auf einen anderen Rechner die meisten Probleme, da dort meist ein anderer Drucker angeschlossen ist und das Layout plötzlich ganz anders aussieht.
Selbst auf ein und demselben Rechner kann man so manche Überraschung erleben. Ein soeben gespeichertes Dokument hat beim erneuten Öffnen plötzlich einen geänderten Zeilenumbruch - ein eindeutiger Programmfehler von Word.

• TIP: Wenn Sie auf genauen Spalten- oder Seitenumbruch angewiesen sind, fügen Sie diese manuell ein (Menü Einfügen - manueller Wechsel - Spalten- oder Seitenwechsel). Bevor Sie einen Kontrollausdruck (möglichst mit einem Postscript-Drucker) erstellen, speichern Sie das Dokument, schließen es, öffnen es erneut und erst danach drucken Sie es.

Ein weiteres Manko ist die Schriftverwaltung in Microsoft Word, denn Word teilt Ihnen beim Öffnen einer Datei nicht mit, wenn eine oder mehrere Schriften fehlen. Diese werden ohne Vorwarnung durch die Standardschrift ersetzt. Diese sieht natürlich nicht wie die Originalschrift aus, Trennungen, Zeilen- und Seitenumbruch ändern sich - kurzum, Sie erkennen Ihr Dokument nicht wieder.

• TIPS:
  Ab Word 7.0: Schalten Sie die Option TrueType-Schriften einbetten im Menü "Extras - Optionen - Speichern" ein. Die verwendeten Schriften (nur TrueType-Schriften) werden mit dem Dokument gespeichert, wodurch sich das Dokument pro verwendete Schrift um etwa 50 kByte vergrößert. Diese Dateien können aber nicht nocheinmal gespeichert werden, ohne die Schriften zu verlieren, deshalb müssen sie komplett fertig sein, eine Nachbearbeitung ist nicht mehr möglich.
  Frühere Versionen: Verwenden Sie in Ihren Dokumenten nur die mit Windows ausgelieferten TrueType-Standardschriften (Arial, Arial-Narrow, Courier New, Symbol, Times New Roman, Wing Dings, Haettenschweiler, MS LineDraw und MT Extra). Falls Sie trotzdem andere Schriften verwenden wollen, legen Sie diese vollständig bei (Schriften befinden sich normalerweise im Verzeichnis c:\Windows\Fonts\).

Überraschungen erlebt man auch mit verknüpften Dateien - diese fehlen auf einem anderen Rechner, der nicht Zugriff auf die Originaldateien hat.

• TIP: Schalten Sie beim Einfügen einer Grafik oder Tabelle die Option "mit Dokument abspeichern" (schon beim Einfügen) ein.

Sollen alle Seitenumbrüche, Schriften usw. erhalten bleiben, ist einfachste Methode, alle Probleme zu umgehen, das Drucken in eine Postscript-Druckdatei oder der Export nach PDF. In diesen ist das Dokument komplett mit allen Bildern, Schriften, Tabellen usw. enthalten (die richtigen Einstellungen des Druckertreibers vorausgesetzt). Nachteilig ist, dass dann keine oder nur noch bedingt Änderungen am Dokument mehr vorgenommen werden können.